El orden detrás del archivo
Biblioteca ©Tim Pannell
Cuando por vez primera vez entramos a un centro de documentación, llámese biblioteca, filmoteca, fonoteca, etcétera, nos viene a la mente la duda de cómo se llevan a cabo los procesos detrás de aquel escrupuloso orden que parece estar, incluso, en el aire que respiramos y que de manera peculiar exalta nuestros demás sentidos.
Atrás de la pulcra disposición de un archivo, está su más claro reflejo, un conjunto de profesionales de la documentación haciendo su labor de la misma forma ordenada, meticulosa y dedicada.
Pero ¿cómo se llega a esa armonía que facilita al usuario el acceso a la información? A través de procesos documentales exhaustivos de recolección de documentos, procesamiento, almacenamiento, búsqueda y recuperación de la información que conforma un archivo. Estos procesos permiten ordenar los conjuntos documentales que conforman un archivo, denominados fondos y colecciones.
Archivo Fonográfico © Elena Servín
Cuando se habla de fondos de archivos y colecciones, el doctor Ray Edmondson en su libro “Filosofía y principios de los archivos audiovisuales” los define como “Fondo: grupo de registros conexos que componen un todo orgánico. Colección: grupo de objetos o documentos reunidos”.
Otra definición más clara es la que nos ofrece Assumpció Estivill Rius, profesora de la Universidad de Barcelona, quién lo define así “Fondo: conjunto de documentos con independencia de su tipo documental o soporte producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y/o funciones. Colección: conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna característica común sin tener en cuenta su procedencia”.
Ir conociendo los entresijos de la documentación, ya sea para el que incursiona recientemente en la labor documental o para el usuario común resulta gratificante, ya que se adquiere la conciencia que detrás de cada pasillo específico, anaquel ordenado y consulta accesible, hay un gran equipo resguardando el patrimonio cultural, al servicio de la sociedad.
